正泰电气借助SRM实现采购精细化管理

正泰电气主要生产和销售110-750kV电力变压器，10-35kV配电变压器，126kV-252kV气体绝缘金属封闭开关设备（GIS）、高压断路器和隔离开关，500kV及以下避雷器、互感器、绝缘子，0.66kV-40.5kV成套开关设备，箱式变电站，配电自动化设备，以及35kV以下电线电缆等产品，并可承接电力工程总包业务。

正泰电气被评为“国家级火炬计划优秀高新技术企业”和“上海市高新技术企业”，拥有“国家级技术研发中心”和“上海市认定企业技术中心”，并与上海交大、同济大学等建立了联合研发中心。企业先后通过了ISO9001质量体系认证、ISO14001环境体系认证和OHSAS180011职业健康安全管理体系认证。

采购，作为企业供应链中极为重要的一环，深刻影响着企业的经营成本、产品的品质、以及服务的质量。正泰电气以事业部为市场竞争主体的运作模式，虽然提高了公司的竞争力，但是，经过近几年的快速发展，各事业部之间的供应商管理、库存及采购价格管理等方面的信息不共享，信息孤岛大量存在，从而制约了公司内部采购体系的建设和运营成本的持续降低。如何减少冗余流程、提高采购效率和客户响应速度，已成为公司亟需解决的课题。

在信息化系统应用层面，正泰电气目前通过ERP系统进行简单的供应商台帐管理，采购订单及价格管理，没有实施专业的采购管理软件。因为供应商群体数量庞大，同时系统也无法支撑供应商的分类管理策略、供应商绩效考核及动态管理，对供应商进行针对性管理，在维护供应商关系上显得力不从心。在日常采购活动中，物料的询价、比价、订单确认、订单变更、订单跟踪等，采购员都需要花费大量时间与供应商沟通，效率低下，且难以保证准确性。随着公司业务的快速增长，采购数据的日益庞大，现有的ERP采购模块无法支撑目前的业务开展。

为了实现供方的动态管理，加强供方的绩效考核，同时提高采购执行效率，降低供应链综合运营成本，实现正泰电气内部各公司之间、各事业部之间的信息共享，协同作战，实现采购的精细化、信息化管理，公司决心引进一套专业的、符合企业发展需要的采购管理信息化系统，来辅助提升企业的采购管理水平。

在项目选型过程中，正泰电气结合企业内部的生产特点、业务现状和需求，进行了科学严谨、认真细致的评估。最终，佰思杰依靠其功能完备的制造运行一体化平台、成熟专业的供应链解决方案、以及在电气设备制造行业丰富的项目实施经验，成功入选，成为正泰电气SRM系统的供应商。

正泰电气是一家具备总包服务能力的输配电整体解决方案的企业，它的产品线覆盖工业、民用、能源、基础设施各个领域，产品之间的配套生产要求很高。需要采购的物资更是种类繁多，既有接线端子、绝缘电线等生产性物资的采购，也有办公用品等非生产性物资的采购；既有标准物资的采购，也有非标物资的采购；既有公司集中采购，也有各事业部分散采购；既有框架合同采购，也有询价采购，另外还涉及铜材、铜线、树脂、变压器油等大宗物资的采购，还有基建服务等特殊物资的招标采购等等。

按照正泰电气SRM项目总体建设目标，佰思杰与正泰电气一起进行了业务调研和需求分析，总体业务框架如下图。

▲正泰电气SRM系统业务架构

根据总体业务框架，正泰电气SRM系统的总体功能规划如下。

▲正泰电气SRM系统功能规划

正泰电气SRM系统由供应商管理、采购管理、供应商门户三大子系统组成。

供应商管理子系统主要对供应商台帐、供应商准入、供应商分配、供应商绩效评估、供应商整改、供应商退出等过程进行管理。

采购管理子系统侧重于对采购计划下达、采购订单生成、采购订单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程管理。

供应商门户子系统给企业和供应商双方提供了一个交流、互动的平台。从双方关系的维护，到采购活动中的信息互动，都可以在这个平台上进行。

正泰电气SRM系统主要跟ERP系统集成，总体业务集成规划如下。

▲正泰电气SRM系统集成规划

在应用SRM系统之前，供应商资料的收集、完善以及如何使用不同的策略对供应商进行分类管理，是供应链部供方管理员最为头疼的问题，因为原系统支撑不足，无法实现很好的线上动态管理，同时手工维护或做报表的方式，工作量较大，效率不高。

应用SRM系统之后，在供应商资料收集方面，供应商通过门户网站进行注册，提交供方资料或发生变更后的资料。供方资料收集的工作交由供方自己完成，供方管理员只需对供方资料进行审核，来确定是否允许供方加入，或确认供方的资料变更，这极大减轻了管理供应商台帐的工作量，大大提升了供方管理员的工作效率。

在供方评估整改方面，供方管理员可以在系统对供应商发起初评、复评或绩效评估，不同的评估类型有不同的评估模板，评分表一键生成。供应商如果需要自评，也可以在线评分。最后统一由供方管理员进行评估决策。在评估决策过程中，供应商的评分结果、送样结果、现场考核记录等，都将作为决策的依据，以确认供方评估是否合格，并对供应商进行管理等级划分，支持供应商的分类管理。

针对评估不合格的供方，可以发起供方整改。供应商在门户中接收整改通知单，并填写整改措施。企业里的整改评估专家在线评估供方整改措施，决定让供方降级或退出。

整个过程中，企业及供方都可以及时互动，信息协同，企业可以优化自己的供应商队伍，可以获得价格更优、质量更佳、交期更快的产品和服务。

采购员每天都收到许多的采购申请，这些采购任务该由哪个采购员去执行？执行到什么进度了？是不是可以满足交期？哪些是更紧急的任务？有没有现成的供应商、价格可以直接下单？这些问题，通常是采购员需要快速理清和解决的。

SRM系统从ERP系统同步接收采购申请数据，每一条采购申请（即采购任务）按照系统设定的逻辑，自动分配给对应的采购员，采购员可以很直观的看到并跟踪“采购需求池”中各采购任务的执行状态。采购工作因此变得清晰且便捷：采购员对自己的采购任务进行框架合同匹配：如果匹配到框架协议价格，直接按合同价格执行生成采购订单；如果未匹配到，则通过询价或招标方式进行采购寻源，来进行定点和定价。

在应用SRM系统之前，如果需要找供应商报价，采购员需要先填一张询价单，写明供应商、物料、数量、详细技术要求等，再通过邮件发给供应商对应的销售人员（中间免不了还要查下收件人邮箱地址、联系电话、需要上传哪些附件资料等），最后还要打电话通知下供方的相应人员，确保他可以及时报价。供应商报价时，也是要经过大概类似的工作：找资料、填报价单、发邮件、打电话等等。整个过程还是比较繁琐，且不能出现任何差错。

在应用SRM系统之后，采购员线上发布采购方案进行询价或招标，供应商通过供应商门户在线响应报价或投标。在询价方面，系统支持多轮报价、在线竞价等报价场景；在招投标方面，系统支持发标、应标、投标、开标、评标、定标全过程管理。采购寻源在线执行，全程交互的方式，让采购员的询价及供应商的报价工作变得更加快捷，使采购手段更加丰富多样，在买卖双方进行 “价格摸底”、商务谈判方面起到非常积极的应用效果。

采购合同及采购订单是采购活动过程中，真正意义上核心的业务环节，它是采购执行结果的直观体现。采购员需要依据公司制度进行规范化、标准化的管理。

在采购合同管理方面，系统支持合同的创建、提交、审核、生效、取消、变更、附件归档等活动的管理。生效的合同可以被参照生成采购订单。在采购订单管理方面，系统支持采购订单创建、提交、审核、生效、取消、变更、附件归档等活动的管理。

供应商可以在门户对采购合同、采购订单进行确认，并报告订单的执行状态。供应商也可以在供应商门户创建、打印送货单（ASN）。采购订单的到货、检验、入库等活动在ERP进行，通过接口回写到采购订单，供应商可以实时查看采购订单送货后在企业的执行情况。

在订单的付款结算方面，系统支持创建采购订单的付款计划、付款申请、发票，并同步到ERP系统。付款操作在ERP执行，通过接口回写到SRM系统的采购订单、合同上。供应商可以实时查看订单的付款执行情况。

通过采购合同、采购订单全过程的在线管理，买卖双方可以及时、实时掌握合同、订单的执行情况，在加强双方信任关系、促进合作交流、提升工作效率方面起到很大的作用。

集中采购是指企业采购部门对企业所需资源统一选择供应商、统一谈判、统一签约、统一支付的采购方式，又称统一采购。集中采购有如下优点。

集中采购的缺点在于采购决策周期长、灵活性差。

对于分公司分散的集团公司来说，专用物料、零星需求的物料集中采购的采购成本高，这些物资适合分散采购的采购模式，即各分公司根据需求自行与供应商谈判议价，下单采购。

系统支持各类集采方式，包括集采集供（集中采购，集中收货，跨工厂调拨，也称物流中心式采购）、集采分供（集中采购、需求工厂分散收货，也称统谈统签直送式）、集中合同分散采购（统签框架合同，需求工厂分散下单，也称统谈分签式采购）等，可根据采购物资的特性，采用不同的采购策略。

正泰电气每年需要购买大量的铜箔，而铜箔的规格多达上百种。负责采购的供应链管理部通过招投标方式与供应商签订铜箔加工费用的框架协议（不同规格的铜箔加工费用不同），各分公司购买铜箔时，根据已经签订好的框架协议价格下采购订单。不过比较特殊的地方是，这个协议签订的价格只是加工的费用，铜箔的原材料——铜的价格会根据当日的市场铜价（如上海有色网的当日电解铜平均价）实时变化，而且还要算上原材料损耗的价格。

在没上系统之前，采购员需要手动核算这个价格，耗时费力；在引入系统之后，铜箔的价格可以实现自动计算，极大提高了采购员的工作效率。

从业务整合及管理变革来看，该项目的意义在于为买卖双方提供了一个交流、互动的平台，将正泰电气和它的上游供应商紧密的连接在一起。双方可以在这个平台上实现采购活动全过程的业务协同，包括供应商管理协同（含供应商台帐、供应商评估管理、供应商整改管理、供应商分类管理）、寻源协同（含询报价、招投标等）、采购合同协同、采购订单协同、付款协同、价格协同（形成有效价格库）等。

通过实时、有效的信息传递，企业与供应商之间的业务变得越来越透明，信任感不断增强，关系也变得越来越紧密。与供应商建立长久稳定，合作共赢的关系，有助于实现供应链资源的无缝衔接，有助于提升供应商的管控水平，满足及时采购和准时采购要求，缩短产品原材料准备时间，有效降低库存成本，并提升企业的行业核心竞争。

SRM项目的成功实施，提高公司快速响应客户个性化需求的能力，有效的完成了产业链上游的协同与创新，体现了正泰电气 “一切以客户为中心”的公司理念，亦是正泰电气长期以来坚持“科技创新”的开花结果。

正泰电气SRM系统以上海地区为试点上线成功后，形成了很好的示范效应，已经陆续在温州、咸阳等地区的分公司展开应用，应用效果显著。